Claves para planificar proyectos europeos

Sabemos que planificar proyectos europeos es difícil. Por un lado, quieres que tu propuesta de proyecto sea aprobada, has invertido mucho tiempo en la propuesta y debes diseñarla en torno a las prioridades del programa. Por otro lado, quieres asegurarte que los resultados, productos o servicios del proyectos que desarrolles esté en línea con los objetivos de tu entidad.

Cumplir con estos objetivos puede ser un desafío, y puedes sentirte como si estuvieras entre la espada y la pared. Además, inviertes tiempo en la redacción del proyecto, sin saber bien cuál será el resultado.

Pero entonces, ¿qué hago?. ¿Cómo se logra ese equilibrio?. Te damos algunos consejos para planificar proyectos europeos:

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1. No me pongo a planificar proyectos europeos sólo por conseguir la subvención

Conocemos lo que se te pasa por la cabeza cuando lees una convocatoria de subvenciones a proyectos europeos. A veces, el dinero puede ser tentador y también lo es mantener a tu equipo comprometido y lograr el proyecto lo haría posible.

Sin embargo, si te lanzas a por proyectos europeos es porque estas subvenciones promueven los objetivos estratégicos de tu organización. En otras palabras, los proyectos deben ayudar a su organización a realizar su visión.

En este caso, ¡deberías empezar a planificar proyectos europeos ya!. Es muy importante aprovechar estas oportunidades a medida que surgen y hemos visto de primera mano el efecto transformador que pueden tener en una organización estas subvenciones.

¿Pero qué pasa si la convocatoria de propuestas es casi perfecta, pero se centra en un grupo objetivo diferente al de tu organización?. Entonces abandona la idea. Si solicitas financiación sólo por el hecho de recibir una subvención, inevitablemente acabarás atascado en un proyecto que nadie en su organización ni de tu público objetivo encuentra estimulante o digno de interés. Y cuidado, porque los evaluadores también saben si tu entidad está realmente capacitada o no para llevarlo a cabo. Por eso, muchos proyectos simplemente se tumban a las primeras líneas, porque no se dirigen a los objetivos y metas de su público objetivo.

Antes de decidirme a planificar proyectos europeos, debes responder a dos preguntas:

¿Por qué quiero hacer este proyecto?

¿Cómo afectará éste a mi organización/escuela/empresa?

2. No prometo salvar el mundo

En nuestros primeros proyectos, fuimos muy ambiciosos. Si planeábamos crear una guía para jóvenes que les ayudara a disfrutar de una vida más saludable, prometería llegar a 2 millones de jóvenes. En retrospectiva, ¡ahora veo la locura de nuestros planteamiento!. La mayoría de los proyectos financiados por la UE están ahí para probar ideas innovadoras. Algunos de ellos tendrán un impacto masivo. Otros tendrán un impacto más modesto pero positivo en un pequeño grupo de personas. Intenta ser realista con tus objetivos. Hará que tu solicitud de proyecto sea más razonable y, si es aprobada, tu trabajo como gestor/a de proyectos europeos será mucho más fácil.

3. Leer la guía del programa con cuidado para planificar proyectos europeos

Las convocatorias de propuestas, pero sobre todo las guías de programas de la UE pueden ser densas, por decir algo elegante. Estamos hablando que hay +500 páginas de guía de programa Erasmus, por citar uno de los programas estrella.

A veces puede llevar horas revisar todas las prioridades y objetivos. Pero no será nunca tiempo perdido. 

En primer lugar, debes comprobar que tu entidad sea elegible. Los requisitos y la documentación pueden diferir considerablemente de un programa a otro, y si no se desea que el proyecto sea rechazado por un tecnicismo, como un documento que falta, hay que conocer las normas y directrices.

En segundo lugar, es esencial comprender el contexto completo de las prioridades del programa para poder abordarlas plenamente en su solicitud.

En caso de duda en cualquier momento, puedes contactar con la Agencia que financia el programa para que te aclare cualquier duda que tengas. Pero siendo realistas, el contacto no siempre es del todo fluido. Muchas veces nos dicen por teléfono “Léete la guía”. 

Otra forma de planificar proyectos europeos es revisar los proyectos ya financiados para tener una idea de las expectativas y criterios de éxito. Lo peor que puedes hacer es asumir que sabes lo que quieren y desperdiciar tu tiempo y esfuerzo en algo que no es de interés para el programa europeo en cuestión.

4. Pregunto al grupo objetivo del proyecto qué es lo que necesitan

Esta es una parte difícil. Puede ser tentador encontrar soluciones (por ejemplo, productos y servicios) para lo que se percibe como los problemas de un grupo objetivo específico. ¿Cómo podemos saber realmente cuáles son sus necesidades a la hora de planificar proyectos europeos?. No lo sabremos si no preguntamos. Así que, después de hacer una lluvia de ideas con tu equipo de proyecto, sal y habla con las personas que pertenecen a tu grupo objetivo. Ya sean personas mayores, jóvenes, estudiantes, profesionales, o aquellos afectados por el desempleo o la pobreza. Pregúntales sobre su vida y qué tipo de obstáculos están enfrentando para planificar proyectos europeos.

Pero esto se puede quedar corto, así que lo mejor es hacerse con datos de investigaciones o datos públicos en el ámbito de tu proyecto. Pierde un poco de tiempo en esto también, valdrá la pena.

En nuestro caso, nuestro trabajo duro en estos años ha dado sus frutos: contamos con una base de datos de +53.000 suscriptores y +40.000 seguidores en redes sociales. Cuando necesitamos saber algo, preguntamos directamente a nuestra base de datos y nos dan las respuestas idóneas de nuestro grupo objetivo.

5. Paso mucho tiempo desarrollando consorcios fuertes

Aunque puede ser tentador asociarse con una organización que no se conoce muy bien porque suena bien sobre el papel, o porque llenaría un vacío vital en tu consorcio, no siempre es prudente apresurarse a asociarse con una organización desconocida. Siempre hay riesgos en la planificación de los programas europeos.

Sin embargo, hay algunas formas sencillas de reducir las posibilidades de entrar en una asociación sin éxito. Te lo explicamos en este post:

10 trucos para elegir socios para proyectos europeos

6. Planteo un presupuesto realista

El diseño de un presupuesto se trata de equilibrar la relación calidad-precio para la Agencia Nacional, mientras que también se valora su propio equipo y la importancia de que reciban una compensación decente para la producción de un producto y servicios de alta calidad.

En algunos programas, como Erasmus+, no hace ni falta diseñar un presupuesto, ya que el presupuesto sale automáticamente en función de lo que se solicite en el mismo.

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