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Sabemos que planificar proyectos europeos es dif√≠cil. Por un lado, quieres que tu propuesta de proyecto sea aprobada, has invertido mucho tiempo en la propuesta y debes dise√Īarla en torno a las prioridades del programa. Por otro lado, quieres asegurarte que los resultados, productos o servicios del proyectos que desarrolles est√© en l√≠nea con los objetivos de tu entidad.

Cumplir con estos objetivos puede ser un desafío, y puedes sentirte como si estuvieras entre la espada y la pared. Además, inviertes tiempo en la redacción del proyecto, sin saber bien cuál será el resultado.

Pero entonces, ¬Ņqu√© hago?. ¬ŅC√≥mo se logra ese equilibrio?. Te damos algunos consejos para planificar proyectos europeos:

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1. No me pongo a planificar proyectos europeos sólo por conseguir la subvención

Conocemos lo que se te pasa por la cabeza cuando lees una convocatoria de subvenciones a proyectos europeos. A veces, el dinero puede ser tentador y también lo es mantener a tu equipo comprometido y lograr el proyecto lo haría posible.

Sin embargo, si te lanzas a por proyectos europeos es porque estas subvenciones promueven los objetivos estratégicos de tu organización. En otras palabras, los proyectos deben ayudar a su organización a realizar su visión.

En este caso, ¡deberías empezar a planificar proyectos europeos ya!. Es muy importante aprovechar estas oportunidades a medida que surgen y hemos visto de primera mano el efecto transformador que pueden tener en una organización estas subvenciones.

¬ŅPero qu√© pasa si la convocatoria de propuestas es casi perfecta, pero se centra en un grupo objetivo diferente al de tu organizaci√≥n?. Entonces abandona la idea. Si solicitas financiaci√≥n s√≥lo por el hecho de recibir una subvenci√≥n, inevitablemente acabar√°s atascado en un proyecto que nadie en su organizaci√≥n ni de tu p√ļblico objetivo encuentra estimulante o digno de inter√©s. Y cuidado, porque los evaluadores tambi√©n saben si tu entidad est√° realmente capacitada o no para llevarlo a cabo. Por eso, muchos proyectos simplemente se tumban a las primeras l√≠neas, porque no se dirigen a los objetivos y metas de su p√ļblico objetivo.

Antes de decidirme a planificar proyectos europeos, debes responder a dos preguntas:

¬ŅPor qu√© quiero hacer este proyecto?

¬ŅC√≥mo afectar√° √©ste a mi organizaci√≥n/escuela/empresa?

2. No prometo salvar el mundo

En nuestros primeros proyectos, fuimos muy ambiciosos. Si plane√°bamos crear una gu√≠a para j√≥venes que les ayudara a disfrutar de una vida m√°s saludable, prometer√≠a llegar a 2 millones de j√≥venes. En retrospectiva, ¬°ahora veo la locura de nuestros planteamiento!. La mayor√≠a de los proyectos financiados por la UE est√°n ah√≠ para probar ideas innovadoras. Algunos de ellos tendr√°n un impacto masivo. Otros tendr√°n un impacto m√°s modesto pero positivo en un peque√Īo grupo de personas. Intenta ser realista con tus objetivos. Har√° que tu solicitud de proyecto sea m√°s razonable y, si es aprobada, tu trabajo como gestor/a de proyectos europeos ser√° mucho m√°s f√°cil.

3. Leer la guía del programa con cuidado para planificar proyectos europeos

Las convocatorias de propuestas, pero sobre todo las guías de programas de la UE pueden ser densas, por decir algo elegante. Estamos hablando que hay +500 páginas de guía de programa Erasmus, por citar uno de los programas estrella.

A veces puede llevar horas revisar todas las prioridades y objetivos. Pero no será nunca tiempo perdido. 

En primer lugar, debes comprobar que tu entidad sea elegible. Los requisitos y la documentación pueden diferir considerablemente de un programa a otro, y si no se desea que el proyecto sea rechazado por un tecnicismo, como un documento que falta, hay que conocer las normas y directrices.

En segundo lugar, es esencial comprender el contexto completo de las prioridades del programa para poder abordarlas plenamente en su solicitud.

En caso de duda en cualquier momento, puedes contactar con la Agencia que financia el programa para que te aclare cualquier duda que tengas. Pero siendo realistas, el contacto no siempre es del todo fluido. Muchas veces nos dicen por tel√©fono “L√©ete la gu√≠a”.¬†

Otra forma de planificar proyectos europeos es revisar los proyectos ya financiados para tener una idea de las expectativas y criterios de éxito. Lo peor que puedes hacer es asumir que sabes lo que quieren y desperdiciar tu tiempo y esfuerzo en algo que no es de interés para el programa europeo en cuestión.

4. Pregunto al grupo objetivo del proyecto qué es lo que necesitan

Esta es una parte dif√≠cil. Puede ser tentador encontrar soluciones (por ejemplo, productos y servicios) para lo que se percibe como los problemas de un grupo objetivo espec√≠fico. ¬ŅC√≥mo podemos saber realmente cu√°les son sus necesidades a la hora de planificar proyectos europeos?. No lo sabremos si no preguntamos. As√≠ que, despu√©s de hacer una lluvia de ideas con tu equipo de proyecto, sal y habla con las personas que pertenecen a tu grupo objetivo. Ya sean personas mayores, j√≥venes, estudiantes, profesionales, o aquellos afectados por el desempleo o la pobreza. Preg√ļntales sobre su vida y qu√© tipo de obst√°culos est√°n enfrentando para planificar proyectos europeos.

Pero esto se puede quedar corto, as√≠ que lo mejor es hacerse con datos de investigaciones o datos p√ļblicos en el √°mbito de tu proyecto. Pierde un poco de tiempo en esto tambi√©n, valdr√° la pena.

En nuestro caso, nuestro trabajo duro en estos a√Īos ha dado sus frutos: contamos con una base de datos de +53.000 suscriptores y +40.000 seguidores en redes sociales. Cuando necesitamos saber algo, preguntamos directamente a nuestra base de datos y nos dan las respuestas id√≥neas de nuestro grupo objetivo.

5. Paso mucho tiempo desarrollando consorcios fuertes

Aunque puede ser tentador asociarse con una organización que no se conoce muy bien porque suena bien sobre el papel, o porque llenaría un vacío vital en tu consorcio, no siempre es prudente apresurarse a asociarse con una organización desconocida. Siempre hay riesgos en la planificación de los programas europeos.

Sin embargo, hay algunas formas sencillas de reducir las posibilidades de entrar en una asociación sin éxito. Te lo explicamos en este post:

10 trucos para elegir socios para proyectos europeos

6. Planteo un presupuesto realista

El dise√Īo de un presupuesto se trata de equilibrar la relaci√≥n calidad-precio para la Agencia Nacional, mientras que tambi√©n se valora su propio equipo y la importancia de que reciban una compensaci√≥n decente para la producci√≥n de un producto y servicios de alta calidad.

En algunos programas, como Erasmus+, no hace ni falta dise√Īar un presupuesto, ya que el presupuesto sale autom√°ticamente en funci√≥n de lo que se solicite en el mismo.

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